Rejestracja gości SES Hospedajes bez ręcznego przepisywania
Od 2 grudnia 2024 obiekty noclegowe i wypożyczalnie samochodów bez kierowcy w Hiszpanii muszą zgłaszać dane podróżnych do platformy SES.Hospedajes (Real Decreto 933/2021). To rozszerzenie systemu rezerwacji wdrażane na zamówienie i wyceniane indywidualnie — nie jest elementem standardowych pakietów.
Jaki problem rozwiązuje ta funkcja
Właściciel apartamentu albo wypożyczalni ręcznie przepisuje dane z paszportów każdego gościa do formularza na sede.mir.gob.es — przy każdym zameldowaniu, w ciągu 24 godzin, pod groźbą sankcji z Ley Orgánica 4/2015 (wykroczenia lekkie 100–600 €, poważne 601–30 000 €).
Jak to działa
- Gość przed przyjazdem otrzymuje link do formularza online check-in i sam wpisuje wymagane dane: imię i nazwisko, dokument tożsamości, obywatelstwo, datę urodzenia i dane kontaktowe (dane dokumentów dla gości od 14 roku życia).
- System waliduje kompletność i format danych, zanim trafią do zgłoszenia, więc braki wychodzą przed przyjazdem, a nie przy meldunku.
- Zgłoszenie (parte de viajeros) jest przygotowywane i wysyłane przez usługę sieciową SES.Hospedajes — wymaga to wcześniejszej rejestracji arrendadora i obiektu na platformie oraz danych dostępowych.
- Panel prowadzi rejestr wysłanych zgłoszeń przechowywany przez wymagane 3 lata, a dane osobowe są przetwarzane zgodnie z RODO.
Korzyści dla firmy
- Koniec ręcznego przepisywania danych z dokumentów do formularza urzędowego.
- Mniejsze ryzyko spóźnienia się z 24-godzinnym terminem zgłoszenia.
- Rejestr zgłoszeń w jednym miejscu na wypadek kontroli.
- Obowiązek prawny zamienia się w proces, który dzieje się w tle rezerwacji.
Korzyści dla klienta końcowego
- Gość wypełnia dane wygodnie na telefonie przed przyjazdem, we własnym języku.
- Zameldowanie na miejscu jest szybsze, bez skanowania i dyktowania dokumentów.
- Dane są przekazywane bezpiecznym formularzem, a nie mailem czy zdjęciem paszportu na WhatsAppie.
- Jasna informacja, po co dane są zbierane i jak długo są przechowywane.
Przykładowe zastosowania
- Apartament wakacyjny na Teneryfie wysyła gościom link do online check-in razem z instrukcją przyjazdu.
- Wypożyczalnia samochodów rejestruje najemców w SES.Hospedajes na podstawie danych z formularza rezerwacji.
- Zarządca kilku willi widzi w panelu, które pobyty mają już komplet danych, a które wymagają przypomnienia.
Dla jakich branż
Zobacz, jak wygląda panel do zarządzania rezerwacjami
Ta funkcja najlepiej działa jako część panelu administracyjnego: z rezerwacjami, CRM, statusem płatności, kalendarzem, notatkami i źródłami leadów w jednym miejscu.
Zobacz demo panelu dla apartamentów, transferów, wycieczek i klinikFAQ
Czy rejestracja gości SES Hospedajes jest w cenie pakietu?+
Nie. To rozszerzenie systemu rezerwacji wdrażane na zamówienie i wyceniane indywidualnie, zależnie od typu obiektu, liczby obiektów i sposobu pracy firmy. Nie wchodzi w skład standardowych pakietów.
Kogo dotyczy obowiązek zgłaszania do SES.Hospedajes?+
Obiektów noclegowych — hoteli, pensjonatów, kempingów i wynajmu krótkoterminowego typu vivienda vacacional, także prowadzonego przez osoby prywatne — oraz wypożyczalni samochodów bez kierowcy. Szczegóły i aktualne wymogi warto weryfikować na oficjalnej stronie sede.mir.gob.es.
Czy automatyzacja wymaga czegoś ode mnie jako właściciela?+
Tak. Przed uruchomieniem usługi sieciowej trzeba zarejestrować arrendadora i obiekt na platformie SES.Hospedajes oraz uzyskać dane dostępowe. Pomagam przejść przez ten proces w ramach wdrożenia.
Funkcje systemu dla firm na Wyspach Kanaryjskich
Ta funkcja działa tak samo dobrze niezależnie od wyspy, ale jej wykorzystanie różni się w zależności od lokalnego rynku i sezonowości — zobacz przykłady dla konkretnych lokalizacji.
Powiązane artykuły
Zobacz, jak wygląda to w praktyce na blogu WebsiteOK.
SES Hospedajes: rejestracja gości na Kanarach — obowiązki, kary i automatyzacja
SES Hospedajes po polsku: kogo dotyczy Real Decreto 933/2021, jakie dane podróżnych zgłaszać w 24 h, kary i automatyzacja przez online check-in.
Czytaj artykuł PrawneVivienda Vacacional na Teneryfie 2026: licencja krok po kroku (przewodnik dla Polaka)
Jak legalnie wynajmować apartament na Teneryfie: licencja Vivienda Vacacional krok po kroku, wymogi Ley 6/2025, kary za brak VV i kolejność formalności. Poradnik po polsku.
Czytaj artykuł TechnologiaAutomatyczny check-in dla apartamentów na Teneryfie: technologia, która zastępuje recepcję
Goście przylatują o 23:00. Ty śpisz. Automatyczny check-in rozwiązuje ten problem raz na zawsze. Sprawdź, jak wdrożyć self check-in w apartamentach na Teneryfie bez drogich systemów.
Czytaj artykułChcesz, żeby zgłoszenia do SES Hospedajes działy się same?
Wycenię indywidualnie rozszerzenie Twojego systemu rezerwacji o online check-in gości i automatyczną wysyłkę zgłoszeń do SES.Hospedajes.
Przejdź do kontaktu