Función del sistema de reservas

Registro de viajeros en SES Hospedajes sin copiar datos a mano

Desde el 2 de diciembre de 2024, los alojamientos turísticos y las empresas de alquiler de vehículos sin conductor en España deben comunicar los datos de los viajeros a la plataforma SES.Hospedajes (Real Decreto 933/2021). Esta funcionalidad es una ampliación del sistema de reservas que se desarrolla a medida y se presupuesta de forma individual: no forma parte de los paquetes estándar.

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Qué problema resuelve esta función

El propietario de un apartamento o de un rent a car copia a mano los datos del pasaporte de cada huésped en el formulario de sede.mir.gob.es, en cada check-in y dentro del plazo de 24 horas, bajo el régimen sancionador de la Ley Orgánica 4/2015 (infracciones leves de 100 a 600 €, graves de 601 a 30.000 €).

Cómo funciona

Antes de la llegada, el huésped recibe un enlace a un formulario de check-in online y rellena él mismo los datos exigidos: nombre y apellidos, documento de identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento y datos de contacto (datos del documento para huéspedes a partir de 14 años).
El sistema valida que los datos estén completos y con el formato correcto antes de incluirlos en el parte, de modo que los errores aparecen antes de la llegada y no durante el check-in.
El parte de viajeros se prepara y se envía a través del servicio web de SES.Hospedajes, lo que requiere haber registrado previamente al arrendador y el establecimiento en la plataforma y disponer de credenciales de acceso.
El panel mantiene un registro de los partes enviados durante los 3 años exigidos, y los datos personales se tratan conforme al RGPD.

Beneficios para la empresa

Se acabó copiar a mano los datos de los documentos en el formulario oficial.
Menos riesgo de incumplir el plazo de comunicación de 24 horas.
Un registro de partes en un solo lugar por si hay una inspección.
La obligación legal se convierte en un proceso que ocurre en segundo plano de la reserva.

Beneficios para el cliente final

El huésped rellena sus datos cómodamente desde el móvil antes de llegar, en su idioma.
El check-in presencial es más rápido, sin escanear ni dictar documentos.
Los datos se envían mediante un formulario seguro, no por correo ni con una foto del pasaporte por WhatsApp.
Información clara sobre para qué se recogen los datos y durante cuánto tiempo se conservan.

Ejemplos de uso

Un apartamento vacacional en Tenerife envía a sus huéspedes el enlace del check-in online junto con las instrucciones de llegada.
Un rent a car registra a sus arrendatarios en SES.Hospedajes a partir de los datos del formulario de reserva.
El gestor de varias villas ve en el panel qué estancias tienen ya todos los datos y cuáles necesitan un recordatorio.

Para qué sectores

Apartamentos vacacionalesVer sector Villas y casas vacacionalesVer sector Empresas de alquiler de cochesVer sector Traslados al aeropuertoVer sector

El panel en la práctica

Mira cómo es el panel de gestión de reservas

Esta función rinde mejor como parte del panel de administración: con reservas, CRM, estado de pagos, calendario, notas y fuentes de leads en un mismo lugar.

Ver la demo del panel para apartamentos, traslados, excursiones y clínicas

Preguntas de los clientes

Preguntas frecuentes

¿El registro de viajeros SES Hospedajes está incluido en el precio del paquete?+

No. Es una ampliación del sistema de reservas que se desarrolla a medida y se presupuesta de forma individual, según el tipo de alojamiento, el número de establecimientos y la forma de trabajar de la empresa. No forma parte de los paquetes estándar.

¿A quién afecta la obligación de comunicar datos a SES.Hospedajes?+

A los alojamientos turísticos — hoteles, pensiones, campings y alquiler de corta duración tipo vivienda vacacional, también gestionado por particulares — y a las empresas de alquiler de vehículos sin conductor. Conviene verificar los detalles y requisitos actualizados en la web oficial sede.mir.gob.es.

¿La automatización requiere algo por mi parte como propietario?+

Sí. Antes de activar el servicio web hay que registrar al arrendador y el establecimiento en la plataforma SES.Hospedajes y obtener las credenciales de acceso. Te acompaño en ese proceso como parte del desarrollo.

Funciones del sistema para empresas en las Islas Canarias

Esta función funciona igual de bien en cualquier isla, pero su uso varía según el mercado local y la estacionalidad: mira ejemplos para ubicaciones concretas.

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