El problema que conoce todo propietario de apartamento en Tenerife
Un vuelo desde Varsovia con 4 horas de retraso. El huésped aterriza a las 23:30 en lugar de las 19:30. Escribe un SMS: "¿Cuándo podemos recoger las llaves?".
Si gestionas apartamentos sin recepción y sin un sistema de check-in automático, tienes un problema. O esperas en persona, o se lo pides a un vecino, o pierdes una estrella en la reseña por un "check-in complicado".
El check-in automático elimina este problema por completo. El huésped obtiene acceso al apartamento sin ninguna intervención por tu parte, sin importar la hora de llegada.
Cómo funciona el check-in automático en la práctica
El sistema se compone de varios elementos que funcionan juntos:
Cerradura inteligente (smart lock) Sustituye a la cerradura tradicional de llave. El huésped abre la puerta con un código PIN, una tarjeta NFC o una aplicación del móvil. El código es único para cada estancia y caduca automáticamente el día de la salida. Sin llaves, sin copias, sin riesgo de pérdida.
Mensaje automático antes de la llegada El sistema envía al huésped un correo o un SMS 24 horas antes de la llegada con el código de acceso, la dirección, el mapa de la ruta y las instrucciones de check-in. Todo automático, sin trabajo manual.
Formulario de registro de viajeros online En España, el propietario del apartamento tiene la obligación de registrar los datos de los huéspedes ante la policía (SES Hospedajes). El sistema recoge automáticamente los datos de los documentos de los huéspedes mediante un formulario online antes de la llegada y los envía al sistema correspondiente. Sin rellenar papeles de madrugada.
Panel de gestión Ves en tiempo real quién está alojado en el apartamento en cada momento, cuándo se realizó el check-in, cuándo será el check-out y si la cerradura está cerrada.
Registro de huéspedes en España - SES Hospedajes
Es un tema que muchos propietarios de apartamentos en Tenerife tratan como algo secundario, y es un error. Desde 2023 es obligatorio el sistema SES Hospedajes, que sustituyó al anterior registro en la policía.
Cada huésped debe quedar registrado antes o en el momento del check-in. La sanción por no hacerlo puede llegar a 30.000€.
Un buen sistema de check-in automático integra la recogida de datos de los documentos con el envío automático a SES Hospedajes. El huésped rellena el formulario online antes de llegar y los datos van al sistema automáticamente. Tú no haces nada.
Qué soluciones técnicas merece la pena considerar
En el mercado hay varias soluciones probadas y adaptadas a los apartamentos turísticos:
Cerraduras smart lock - Yale Linus, Nuki, Igloohome, Salto. Se diferencian en el precio (150-400€ por cerradura), la forma de integración y la fiabilidad con WiFi débil. Igloohome funciona offline: el código se genera localmente sin necesidad de internet, algo importante cuando el router falla.
Sistemas de gestión - Lodgify, Hostaway, Smoobu. Integran las reservas de Booking.com y Airbnb, los mensajes automáticos, la gestión de cerraduras y los informes. Cuestan entre 30 y 100€ al mes según el número de apartamentos.
Integración propia - para propietarios con página de reservas propia, podemos integrar el sistema directamente con tu motor de reservas y el CRM Dolibarr. Reserva confirmada: el código PIN se genera automáticamente y se envía al huésped por correo.
Cuánto cuesta y cuánto ahorras
Coste de implementación para un apartamento:
- Cerradura inteligente: 150-350€ (pago único)
- Instalación: 50-100€
- Sistema de gestión: 30-80€/mes o integración con tu propia página
Ahorro:
Cada entrega de llaves en persona supone un mínimo de 30-60 minutos de tu tiempo. Con 15 reservas al mes, son entre 7 y 15 horas. Si tu tiempo vale aunque sea 20€/h, son entre 140 y 300€ mensuales en valor de tu tiempo, más los nervios de los vuelos con retraso.
Además: los huéspedes que han tenido un self check-in fluido dejan, estadísticamente, valoraciones más altas en las reseñas. Y unas valoraciones más altas en Booking.com y Airbnb significan una mejor posición en los resultados y más reservas.
¿A los huéspedes les gusta el check-in automático?
Sin duda, siempre que las instrucciones sean claras y el sistema funcione de forma fiable.
Elementos clave de una buena experiencia de check-in:
- Un mensaje antes de la llegada enviado con la antelación adecuada
- Instrucciones claras con fotos de cómo introducir el código
- Un número de teléfono de emergencia visible en el mensaje
- Un código de repuesto o una alternativa por si falla la cerradura
Los huéspedes de Alemania, Reino Unido y Escandinavia están acostumbrados al self check-in. Para muchos de ellos es una ventaja, no un inconveniente.
Cómo implementarlo en tu apartamento
Si ya tienes tu propia página con un motor de reservas construido por nosotros, la integración del check-in automático y el registro en SES Hospedajes es un proyecto que se presupuesta de forma individual. Normalmente lo cerramos en 2-3 semanas.
Si estás empezando, podemos planificar todo desde cero: la página, las reservas, el CRM, el check-in automático y el registro de huéspedes en un solo proyecto.
Ponte en contacto con nosotros y cuéntanos tu situación. Te responderemos con una propuesta concreta el mismo día.
