Una obligación que también afecta a tu apartamento
Si alquilas un apartamento vacacional o una villa, o gestionas un rent a car en Canarias, desde el 2 de diciembre de 2024 tienes una obligación más: comunicar los datos de los viajeros a la plataforma SES.Hospedajes del Ministerio del Interior. La base legal es el Real Decreto 933/2021 y los partes se presentan a través del portal sede.mir.gob.es.
En la práctica significa que, en cada check-in de un huésped — y en cada alquiler de un vehículo sin conductor —, los datos deben llegar al sistema en un plazo de 24 horas. Para muchos propietarios es una carga burocrática más, junto a la licencia de vivienda vacacional. La buena noticia: esta obligación en concreto se puede automatizar en gran medida.
A quién afecta SES Hospedajes
La obligación de comunicar datos alcanza a dos tipos de actividad:
- Alojamientos turísticos — hoteles, pensiones, campings y alquiler de corta duración tipo vivienda vacacional, incluido el gestionado por particulares. Da igual que tengas un apartamento o diez: si acoges huéspedes con carácter comercial, comunicas.
- Empresas de alquiler de vehículos sin conductor — cada alquiler sin conductor implica comunicar los datos del arrendatario.
Antes de enviar el primer parte tienes que registrarte como arrendador y dar de alta tu establecimiento o actividad en la plataforma. Es un trámite único, pero sin él el sistema no aceptará ningún parte de viajeros.
Qué datos y en qué plazo
El parte de viajeros incluye, entre otros:
- nombre y apellidos, documento de identidad, nacionalidad y fecha de nacimiento,
- datos de contacto del huésped,
- la relación de parentesco con los menores que viajan en el grupo,
- los datos del contrato: fechas de la estancia o del alquiler y forma de pago.
Los datos del documento de identidad se exigen para huéspedes a partir de 14 años. El parte de viajeros se presenta dentro de las 24 horas del check-in, y el registro de datos debe conservarse durante 3 años. La lista completa y actualizada de campos y requisitos está en la web oficial sede.mir.gob.es — para los detalles del procedimiento conviene siempre verificar la información en la fuente, porque los formularios y el alcance de los datos se van precisando.
Qué pasa si no comunicas
Las sanciones derivan de la Ley Orgánica 4/2015: las infracciones leves suponen multas de 100 a 600 €, y las graves, de 601 a 30.000 €. No hay motivo para el pánico, pero con decenas de check-ins por temporada es fácil acumular retrasos que convierten un descuido puntual en un problema sistemático. Sobre todo porque una inspección puede pedir el registro de partes de los últimos tres años.
Tres canales para comunicar los datos
La plataforma SES.Hospedajes ofrece tres vías:
- Formulario manual — inicias sesión en sede.mir.gob.es y escribes los datos de cada huésped en el formulario. Gratis, pero lento y propenso a erratas.
- Subida de ficheros XML — preparas un fichero en el formato exigido y lo subes a la plataforma. Más rápido con muchos partes, pero sigue requiriendo trabajo manual.
- Servicio web — tu sistema se conecta directamente con SES.Hospedajes mediante API (SOAP/XML) y envía los partes de forma automática. Requiere registrar previamente al arrendador y el establecimiento y disponer de credenciales de acceso, pero una vez configurado funciona sin tu intervención.
La realidad manual: copiar pasaportes cada sábado
¿Cómo es el día a día sin automatización? Los huéspedes llegan, entregan pasaportes y DNI, y tú — o la persona que hace el check-in — fotografías los documentos y por la noche copias los datos al formulario de la plataforma. Nombre, apellidos, número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento — uno por uno, para cada huésped a partir de 14 años. Con una familia de 2+2 y dos cambios de huéspedes por semana, se convierte en un ritual fijo en el que equivocarse es fácil.
En un rent a car se suma además el ritmo del mostrador: el cliente espera mientras los datos del arrendatario y del contrato también tienen que entrar en el sistema.
Automatización: los huéspedes escriben sus propios datos
El modelo más sensato funciona así: el sistema de reservas envía al huésped, antes de su llegada, un enlace a un formulario de check-in online. El huésped, en su idioma y desde el móvil, introduce los datos exigidos — y el sistema:
- valida los datos sobre la marcha — controla el formato del número de documento, que no falten campos y la edad a partir de la cual se exigen los datos del documento,
- prepara y envía el parte a través del servicio web de SES.Hospedajes, sin iniciar sesión manualmente en la plataforma,
- mantiene un registro de partes conservado durante los 3 años exigidos, listo por si hay una inspección,
- trata los datos conforme al RGPD — el huésped sabe quién recoge sus datos y para qué, y estos no circulan como fotos de pasaportes por WhatsApp.
La base son unos formularios de reserva bien diseñados: los mismos datos que recoges para la reserva sirven de punto de partida del parte, en lugar de teclearse dos veces. Para los apartamentos vacacionales supone además un check-in presencial más rápido: llaves y una bienvenida breve en lugar de una sesión de escaneo de documentos.
Una ampliación que se desarrolla a medida
Un matiz importante: el registro automático de viajeros en SES.Hospedajes no es una función estándar de los paquetes de WebsiteOK. Es una ampliación del sistema de reservas que desarrollo a medida y presupuesto de forma individual — el alcance depende del tipo de alojamiento, del número de establecimientos y de cómo es tu proceso de atención a los huéspedes. Detallo lo que incluye este desarrollo en la página de la funcionalidad registro de viajeros SES Hospedajes.
Si gestionas apartamentos, villas o un rent a car en Canarias y quieres que los partes a SES.Hospedajes se envíen en segundo plano — sin copiar pasaportes cada sábado —, escríbeme a través de contacto. Revisaré tu proceso actual y prepararé un presupuesto individual de la ampliación.